Già nell’articolo precedente titolato Pronto? Policy! avevo introdotto il tema della procedura di gestione crediti e la sua importanza nel sistema azienda.
Gli elementi base di una policy sono rappresentati dalla timeline delle attività e la definizione del responsabile: questo significa che ad ogni situazione deve corrispondere una serie di scadenze precise entro cui un soggetto preciso deve svolgere azioni precise.
Ogni azienda dovrebbe analizzare la propria situazione creditoria e la propria struttura, modulando su di queste il proprio processo; non c’è una formula magica, né nel decidere le scadenze, né nel gestire operativamente le fasi del recupero. Di certo, però, possiamo affermare che non è necessario che le policy siano complesse o lunghe, anzi: la semplicità spesso è una forza.
Chiaramente, un’azienda di 500 persone con 5.000 clienti probabilmente dovrà avere una procedura più complessa e dettagliata rispetto ad una ditta individuale che ha 20 clienti.
Il processo può essere in forma schematica, oppure descrittiva, o con un diagramma di flusso. Io personalmente ho una smaccata preferenza per quest’ultima forma ma quasi in tutte le aziende in cui sono stato veniva poi adottata una forma testuale. Me ne sono fatto rapidamente una ragione, l’importante è che la forma non infici la sostanza, e la sostanza è definire chi fa che cosa e in quale momento.
Un punto davvero importante è scriverla dopo avere accuratamente individuato e valutato tutti i passaggi che vogliamo – ma anche possiamo – svolgere: normalmente è inutile che un imprenditore individuale con clienti per lo più privati preveda una fase di analisi del bilancio. Anzitutto è inutile, ma anche se gli sembrasse davvero necessaria, difficilmente potrebbe ritagliarsi il tempo necessario per eseguirla.
Per individuare tutti i passaggi, dobbiamo analizzare quello che è il nostro ciclo del credito nel suo complesso, definire azioni vogliamo intraprendere per ciascun passaggio, definire a chi vogliamo affidarlo (o, più genericamente, a quale funzione aziendale) e soprattutto quali tempi ci diamo per ciascuna azione.
Non deve essere un libro dei sogni, deve essere una procedura pratica ed efficace, pertanto evitiamo tempistiche che non possiamo mantenere, e concentriamoci nello stabilire come eseguire in modo efficiente ed efficace tutti i passaggi.
Anche il livello di approfondimento può essere vario, e cambiare a seconda della struttura aziendale e del soggetto responsabile di una determinata fase.
Ovviamente, volendo essere prudenziali e pensando che il bravo collega di oggi potrebbe andarsene un domani, la cosa migliore è comunque essere sufficientemente dettagliati in tutti i dettami.
Per approfondire il tema, non posso che consigliare, prima di tutto… me stesso! Ecco il link alla pagina Amazon in cui si può trovare il mio Manuale pratico di gestione del credito commerciale edito da Primiceri Editore. Ho davvero cercato di approfondire tutti gli aspetti della gestione crediti che mi trovo quotidianamente di fronte nel mio lavoro di credit manager, dall’apertura del cliente al recupero, dall’analisi del credito al passaggio a perdita.
Politica e gestione del credito commerciale nelle aziende, di Mario G. R. Pagliacci: sebbene non parli diffusamente delle procedure, la chiarezza espositiva e la vastità dei temi trattati fa capire bene cosa bisogna guardare lavorando al credito aziendale. Si tratta, per me, forse del miglior libro che tratta a tutto tondo della gestione dei crediti nelle aziende.
Un’altra buona analisi degli step da tenere in considerazione nel decidere i passi da compiere per farsi pagare, è Incassi sicuri, di Liana Benedetti e Alessandra Grassi. Seppure meno approfondito del libro del prof. Pagliacci, ha il pregio di essere molto più pratico e tagliato per l’operatività dei lettori.
Adatto a chi è alle prime armi, troviamo Farsi Pagare Senza Perdere Clienti di Giampiero de Donato. Libro breve e molto pratico, che mette a disposizione l’esperienza dell’autore.
Image by Stefano Ferrario from Pixabay
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