PRONTO? POLICY!

Forse non ti piace lo sport. È lecito. Vorrei comunque partire da un esempio sportivo per affrontare un argomento molto importante. Non so se hai mai visto giocare una squadra di calcio vincente, ma immagino di sì. Se non è di calcio, potrebbe essere di volley, basket, polo, quello che desideri, purché sia uno sport di squadra. Probabilmente nella squadra ci sono dei grandi campioni, e vengono idolatrati come gli artefici della vittoria. Poi, però, qualcuno fa un’analisi più accurata, e nota come i campioni siano bravissimi, però al contempo come siano sempre al posto giusto per essere serviti, e come gli altri, quelli bravi ma meno si sappiano muovere per creare gli spazi, oppure riescano sempre a servire i finalizzatori, oppure comunque come eseguano qualche attività meno spettacolare ma cionondimeno essenziale alla vittoria. Lo fanno perché hanno delle tattiche, studiate a tavolino dall’allenatore e poi imparate e messe in atto dai giocatori. Lo fanno i professionisti, ma lo fanno anche i dilettanti. In pratica, undici uomini in calzoncini che giocano con una palla (definizione di mia madre, non mia) imparano delle attività standardizzate finalizzate all’ottimizzazione del risultato. E tante volte, parlando di gestione crediti, non lo fanno imprese o professionisti facendo un lavoro “serio”! Nel credit management, questa ideazione a tavolino delle strategie migliori finalizzate all’ottimizzazione del risultato (esposizione non rischiosa, cash flow costante, pagamenti regolari…) si chiama credit policy. Soprattutto per i singoli professionisti, ma anche per le aziende medie e piccole, tante volte sembra una cosa inutile. Questa è una falsa rappresentazione. Avere una policy (o chiamiamola una politica, una procedura, un processo)  per la gestione del credito è un potente strumento di ottimizzazione del cash flow, da un lato perché permette di essere pronti alle varie vicissitudini che un credito può avere, fornendo una risposta già pronta ad un potenziale problema appena si manifesta, dall’altro perché permette di indicare, in fase di recupero, un cattivo che è terzo rispetto a noi (io non le chiederei il pagamento, ma è la nostra procedura, se paga con me si evita il passaggio successivo che…). Le caratteristiche basilari di una procedura di gestione del credito sono le seguenti:

• raccoglie le attività che verranno realmente effettuate;
• ne stabilisce i tempi;
• ne stabilisce i responsabili.

In altre parole siamo di fronte ad un semplice “Chi fa che Cosa e Quando”. Deve comprendere le attività di analisi precedenti alla generazione del credito (analisi del rischio e valutazione del fido), le attività precedenti alla manifestazione dell’insoluto, le attività del recupero. Stenderla è meno difficile di quanto non sembri, basta pensare alle caratteristiche tipiche dei crediti che più danneggiano la vita dell’impresa e alle soluzioni che possiamo mettere in atto per ottenere gli adempimenti. Immaginando una piccola impresa, appena strutturata con qualche amministrativo e qualche commerciale, possiamo immaginarci di stendere la procedura facendoci queste domande: Fase uno, prima della generazione credito:

• Quando acquisisco il cliente, voglio fare un’analisi del rischio per determinare il fido che posso concedergli?
• A chi la faccio fare? (a mio parere in un’impresa piccola dovrebbe farla il commerciale, diventando poi anche responsabile dell’eventuale insolvenza del cliente, in modo da essere motivato a cercare clienti buoni e non fuffa, ma l’analisi andrebbe comunque vistata ed accettata dall’Amministratore).
• Ogni quanto è necessario rivederla?

Fase due, prima della manifestazione dell’insoluto:

• Voglio mettere il cliente nella condizione di non dimenticarsi di pagare, e di avvisarmi se non vuole pagare per un mio errore, in modo che io possa correggerlo e lui possa pagare (leggi: non abbia scuse)?
• Lo faccio contattare da qualcuno (e da chi?) per chiedergli se tutto è andato bene? (a me parrebbe compito scontato del commerciale, ma tante volte dopo aver emesso la fattura uno diventa pigro, quindi forse bisognerebbe incaricare qualcuno di fare da customer care)
• Lo faccio contattare per un refresh della scadenza? Qui potrebbe essere buona norma automatizzare un’email di memo con una stesura molto delicata…

Fase tre, la gestione dell’insoluto ed il recupero del credito:

• Dopo quanto gli faccio un primo contatto, come e da chi?
• Quando il secondo?
• Quando il primo sollecito scritto?
• Dopo quanto una raccomandata di messa in mora firmata dall’AD?
• Quando la diffida legale?
• Quante telefonate, quando e da chi?

Quest’ultima è la fase presenta un numero maggiore di variabili a seconda di come si voglia affrontare il problema, perché mentre nelle prime due siamo in una fase fisiologica, ed è facile delegare ai comparti che seguono normalmente clienti e amministrazione, qui si è già manifestata una patologia, e va affrontata con attenzione, cercando di capire bene qual è il bene reale dell’azienda (ottenere il pagamento a tutti i costi? ricucire il rapporto col cliente? ecc.). La presenza di una policy impedisce però molti degli errori dovuti alla scarsa professionalità e preparazione, oppure all’atteggiamento sbagliato. Per quanto semplice, per quanto minima, una procedura del genere facilita la vita all’impresa, dall’amministrazione all’amministratore.

Per approfondire il tema, non posso che consigliare, prima di tutto… me stesso! Ecco il link alla pagina Amazon in cui si può trovare il mio Manuale pratico di gestione del credito commerciale edito da Primiceri editore. Ho davvero cercato di approfondire tutti gli aspetti della gestione crediti che mi trovo quotidianamente di fronte nel mio lavoro di credit manager, dall’apertura del cliente al recupero, dall’analisi del credito al passaggio a perdita.

Inoltre, ti rimanderei al libro “Il Credit Manager strategico”, di Federica Silvestri e Roberto G. Daverio. Un capolavoro da tenere sulla scrivania e consulatare ogni giorno. Continua a seguire credit-management.it per avere ogni settimana un approfondimento, ed iscriviti alla mailing list per restarne aggiornato!